1. Responsable du traitement des données à caractère personnel

Je suis directement le responsable du traitement des données à caractère personnel. Je suis inscrit auprès de l’Institut des Conseillers Fiscaux et des experts comptables, sous le numéro d’agrément 10290383. Pour toute question relative à la protection des données à caractère personnel, vous pouvez me contacter directement, par courrier postal ou par courrier électronique (kevin@kdfconsulting.be).

2. Finalités du traitement des données à caractère personnel

Je traite les données à caractère personnel aux fins suivantes :

A. – Application de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (ci-après, loi du 18 septembre 2017)

1° En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, je suis tenu de collecter les données à caractère personnel suivantes concernant mes clients et leurs mandataires : nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance et, dans la mesure du possible, adresse.

2° En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, je suis tenu de collecter les données à caractère personnel suivantes concernant les bénéficiaires effectifs des clients : nom, prénom et, dans la mesure du possible, date de naissance, lieu de naissance et adresse.

Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, je ne peux pas conclure de relation d’affaires (article 33 de la loi du 18 septembre 2017).

B. – Les obligations incombant aux experts-comptables vis-à-vis des autorités belges, des autorités étrangères ou des institutions internationales, en application d’une obligation légale ou réglementaire, en application d’une décision judiciaire ou dans le cadre de la défense d’un intérêt légitime, notamment, mais pas exclusivement, si les lois fiscales (listings TVA, fiches fiscales…) et sociales actuelles et futures me contraignent à traiter des données à caractère personnel dans le cadre de la mission dont j’ai été chargé.

Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, je ne peux pas conclure de relation d’affaires.

C. – Exécution du présent contrat relatif à des services comptables, fiscaux et de révision.

Le traitement des données à caractère personnel concerne les données des clients eux-mêmes, 2 des membres de leur personnel, de leurs administrateurs, entre autres, ainsi que des autres personnes, telles que les clients et les fournisseurs, impliquées dans leurs activités.

À défaut de communication et de traitement de ces données, je ne suis pas en mesure de mener à bien ma mission d’expert-comptable et de conseil fiscal.

3. Quelles données à caractère personnel et de qui ?

Dans le cadre des finalités mentionnées au point 2, je suis autorisé à traiter les données à caractère personnel suivantes : prénom, nom, adresse e-mail, données biométriques (copie de la carte d’identité électronique ou du passeport), adresse, numéro d’entreprise, numéro national…

Dans le cadre des déclarations à l’impôt des personnes physiques via Tax-on-web, les données suivantes sont également traitées : enfants, ascendants, affiliation à un syndicat ou à une organisation politique, données médicales, numéro du compte bancaire.

Je traite les données à caractère personnel que la personne concernée ou ses proches a elle-même/ont eux-mêmes fournies.

Je traite également des données à caractère personnel qui n’ont pas été fournies par la personne concernée, telles que les données à caractère personnel transmises par le client et concernant ses salariés, administrateurs, clients, fournisseurs ou encore actionnaires.

Les données à caractère personnel peuvent également provenir de sources publiques telles que la Banque-Carrefour des Entreprises, le Moniteur belge et ses annexes et la Banque nationale de Belgique (Centrale des bilans).

Les données ne sont traitées que si ce traitement est nécessaire aux fins mentionnées au point 2.

Les données à caractère personnel ne sont pas transmises à des pays tiers ni à des organisations internationales.

4. Destinataire des données

Conformément à ce qui précède, et hormis s’il est nécessaire de communiquer des données à caractère personnel à des organisations ou des entités dont l’intervention en tant que tiers prestataires de services pour le compte et sous le contrôle du responsable est requise aux fins précitées, je ne transmettrai pas les données à caractère personnel collectées dans ce cadre, ni ne les vendrai, les louerai ou les échangerai avec une quelconque organisation ou entité, à moins que vous n’en ayez été informé(e) au préalable et que vous ayez explicitement donné votre consentement.

J’utilise divers logiciel de comptabilité électronique et leur éventuel portail internet; Je peux faire appel à des collaborateurs externes en vue de l’exécution de certaines tâches ou de missions spécifiques (réviseur d’entreprises, secrétariat social, courtier/compagnie d’assurance, notaire…). Je peux prendre toutes les mesures nécessaires afin de garantir une bonne gestion du site internet et de son système informatique.

Je peux transmettre les données à caractère personnel à la demande de toute autorité légalement compétente ou de ma propre initiative, si j’estime de bonne foi que la transmission de ces informations est nécessaire afin de respecter la loi ou la réglementation ou afin de défendre et/ou de protéger les droits ou les biens de mes clients, de mon site internet, de moi-même et/ou de vous-même.

5. Mesures de sécurité

Afin d’empêcher, dans la mesure du possible, tout accès non autorisé aux données à caractère personnel collectées dans ce cadre, j’ai élaboré des procédures en matière de sécurité et d’organisation. Ces procédures concernent à la fois la collecte et la conservation de ces données. Ces procédures s’appliquent également à tous les sous-traitants auxquels je pourrais faire appel.

6. Durée de conservation

6.1 Données à caractère personnel que nous devons conserver en vertu de la loi du 18 septembre 2017 (cf. point 2A). Sont ici concernées les données d’identification et la copie des preuves concernant nos clients, les mandataires internes et externes ainsi que les bénéficiaires effectifs de nos clients.

Conformément aux articles 60 et 62 de la loi du 18 septembre 2017, ces données à caractère personnel sont conservées au maximum dix ans après la fin de la relation professionnelle avec le client ou à compter de la date d’une opération occasionnelle.

6.2 Autres données à caractère personnel

Les données à caractère personnel des personnes qui ne sont pas visées ci-dessus ne sont conservées que pendant les durées prévues par la législation d’application, telle que la législation comptable, la législation fiscale et la législation sociale.

6.3 Une fois les durées précitées expirées, les données à caractère personnel sont effacées, hormis si une autre législation en vigueur prévoit une durée de conservation plus longue.

7. Droits d’accès, rectification, droit à l’oubli, portabilité des données, opposition, non-profilage et notification de failles de sécurité.

7.1 Données à caractère personnel que nous devons conserver en application de la loi du 18 septembre 2017

Sont ici concernées les données à caractère personnel de mes clients, des mandataires et des bénéficiaires effectifs des clients. En la matière, je dois attirer votre attention sur l’article 65 de la loi du 18 septembre 2017 :

« Art. 65. La personne concernée par le traitement des données à caractère personnel en application de la présente loi ne bénéficie pas du droit d’accès et de rectification de ses données, ni du droit à l’oubli, à la portabilité desdites données, ou à objecter, ni encore du droit de ne pas être profilé ni de se faire notifier les failles de sécurité. Le droit d’accès de la personne concernée aux données à caractère personnel la concernant s’exerce indirectement, en vertu de l’article 13 de la loi du 8 décembre 1992 précitée, auprès de la Commission de la protection de la vie privée instituée par l’article 23 de ladite loi. La Commission de la protection de la vie privée communique uniquement au demandeur qu’il a été procédé aux vérifications nécessaires et du résultat en ce qui concerne la licéité du traitement en question.

Ces données peuvent être communiquées au demandeur lorsque la Commission de la protection de la vie privée constate, en accord avec la CTIF et après avis du responsable du traitement, d’une part, que leur communication n’est susceptible ni de révéler l’existence d’une déclaration de soupçon visée aux articles 47 et 54, des suites qui lui ont été données ou de l’exercice par la CTIF de son droit de demande d’informations complémentaires en application de l’article 81, ni de mettre en cause la finalité de la lutte contre le BC/FT, et, d’autre part, que les données concernées sont relatives au demandeur et détenues par les entités assujetties, la CTIF ou les autorités de contrôle aux fins de l’application de la présente loi. »

Pour l’application de vos droits relatifs à vos données à caractère personnel, vous devez donc vous adresser à la Commission pour la Protection de la Vie privée ou à l’Autorité de protection des données ((cf. point 8).

7.2 Toutes autres données à caractère personnel

Pour l’application de vos droits relatifs à toutes les autres données à caractère personnel, vous pouvez toujours prendre contact avec moi-même, soit par courrier postal, soit par mail.

8. Plaintes

Vous pouvez introduire une plainte relative au traitement des données à caractère personnel par moi-même auprès de l’Autorité de protection des données : Commission pour la protection de la vie privée Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles